Conditions générales

Avis juridique

Les présentes Conditions générales s’appliquent aux clients professionnels qui utilisent RecruitingFlow comme logiciel en tant que service. Des Conditions générales distinctes applicables aux mandats de recrutement s’appliquent en complément aux prestations de recrutement, de recherche ou de placement que GMS fournit elle-même sur la base d’un mandat.

En cas de divergence, la version allemande fait foi. (Bei Abweichungen ist die deutsche Fassung massgebend.)

1. Prestataire et champ d’application

1.1 Les présentes Conditions générales s’appliquent aux clients professionnels qui utilisent RecruitingFlow comme logiciel en tant que service.

1.2 L’offre s’adresse exclusivement aux entreprises, organisations, institutions de droit public, agences de recrutement et autres clients agissant dans le cadre d’une activité commerciale ou professionnelle.

1.3 Les contrats avec des consommateurs sont exclus.

1.4 RecruitingFlow peut être utilisé pour les propres processus de recrutement du client ainsi que, lorsque l’abonnement choisi le prévoit, pour des mandats de recrutement exécutés pour les propres clients du client.

1.5 Des Conditions générales distinctes applicables aux mandats de recrutement s’appliquent en complément aux prestations de recrutement, de recherche ou de placement fournies par GMS elle-même.

2. Documents contractuels et ordre de priorité

2.1 Les documents suivants font partie du contrat selon l’ordre de priorité suivant:

1. contrat d’abonnement ou formulaire de commande accepté individuellement
2. convention individuelle relative aux prestations et aux prix
3. contrat de traitement des données
4. présentes Conditions générales
5. description technique des prestations
6. déclaration de protection des données

2.2 En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut.

3. Objet de la prestation

3.1 RecruitingFlow est un logiciel de recrutement destiné à soutenir les processus de recrutement et d’engagement.

3.2 Selon le forfait souscrit, RecruitingFlow comprend notamment:

• gestion des postes et des annonces d’emploi
• gestion des candidatures
• gestion des profils de candidats
• pipeline de recrutement et gestion des statuts
• comparaison et analyse de candidats
• mise en correspondance de postes et de candidats
• évaluation automatisée des informations de profil
• gestion des équipes et des rôles
• fonctions de communication et de workflow
• utilisation du vivier de talents anonymisé BaseForJobs
• fonctions d’exportation et de reporting

3.3 Les fonctions effectivement disponibles résultent du forfait souscrit et de la description des prestations applicable.

3.4 Les résultats de matching, analyses, classements et recommandations automatisées sont des aides à la décision. La décision finale de sélection et d’engagement appartient exclusivement au client.

3.5 RecruitingFlow ne garantit ni l’aptitude d’un candidat ni un résultat déterminé de recrutement ou d’engagement.

4. Développement technique et fonctionnel

4.1 GMS peut développer, mettre à jour, adapter ou remplacer techniquement RecruitingFlow.

4.2 Les modifications ne doivent pas porter atteinte de manière substantielle à l’objectif essentiel du contrat.

4.3 Si une modification entraîne une limitation substantielle, durable et défavorable de l’utilisation contractuellement due, GMS en informe le client au préalable.

4.4 Dans ce cas, le client peut résilier le contrat de manière extraordinaire à la date d’entrée en vigueur de la modification, sauf si une fonction de remplacement équivalente et raisonnable est mise à disposition.

5. Abonnement et forfaits

5.1 L’accès à RecruitingFlow s’effectue au moyen d’un abonnement payant.

5.2 L’abonnement comprend un contingent mensuel de candidats analysés, désignés ci-après comme Matches.

5.3 Les prix applicables sont ceux en vigueur au moment de la commande, conformément à la liste de prix datée et actuelle de RecruitingFlow, consultable sur recruitingflow.ch/preise. La liste de prix fait partie intégrante du présent contrat. La version en vigueur au moment de la conclusion du contrat fait foi; les versions antérieures sont archivées et restent consultables afin d'établir l'état applicable lors de la conclusion du contrat. Pendant la durée minimale du contrat, les prix restent inchangés conformément au chiffre 29. Tous les prix s'entendent hors taxe sur la valeur ajoutée légale. Les modifications ultérieures des prix sont régies par les chiffres 28 et 29.

5.4 Les Matches non utilisés expirent à la fin de la période de facturation et ne sont pas reportés au mois suivant, sauf convention contraire dans le contrat d’abonnement.

6. Définition et comptabilisation d’un Match

6.1 Un Match correspond à une analyse complète d’un profil de candidat déterminé par rapport à un poste déterminé.

6.2 Le même candidat est à nouveau comptabilisé comme Match lorsqu’il est analysé par rapport à un autre poste.

6.3 Une nouvelle analyse du même candidat par rapport au même poste n’est comptabilisée à nouveau que si:

• le profil du poste a été modifié de manière substantielle
• le profil du candidat a été modifié de manière substantielle
• le client déclenche expressément une nouvelle analyse complète

6.4 Les analyses échouées ou techniquement incomplètes ne sont pas facturées comme Matches.

6.5 Les données de test et de démonstration ne sont facturées que si le client les a déclenchées comme une analyse régulière.

6.6 L’aperçu de consommation affiché dans l’espace d’administration fait foi pour la facturation, sauf opposition motivée du client dans un délai de 30 jours.

7. Matches supplémentaires et dépassement

7.1 Dans la mesure du possible, le client est informé lorsque 80 pour cent et 100 pour cent de son contingent mensuel sont atteints.

7.2 Les Matches supplémentaires ne sont facturés que si le client a activé le dépassement dans l’espace d’administration ou si cela a été convenu dans le contrat d’abonnement.

7.3 Le prix concret par Match supplémentaire figure dans le contrat d’abonnement ou dans la liste de prix en vigueur.

7.4 Selon les fonctions disponibles, le client peut choisir entre:

• la facturation automatique des Matches supplémentaires
• la mise à niveau automatique
• le blocage des analyses supplémentaires jusqu’à la prochaine période de facturation

7.5 Sans dépassement activé et sans autre convention, aucun Match supplémentaire payant n’est déclenché après épuisement du contingent.

8. Vivier de talents BaseForJobs et autorisation de contact

8.1 RecruitingFlow peut afficher des profils anonymisés provenant du vivier de talents BaseForJobs.

8.2 Les données d’identification et coordonnées restent masquées jusqu’à ce que le candidat ait accepté une demande de contact concrète.

8.3 Pour un contact autorisé par le candidat, le prix de contact indiqué dans la liste de prix (recruitingflow.ch/preise) est facturé au client RecruitingFlow, majoré de la taxe sur la valeur ajoutée légale, sauf autre convention tarifaire.

8.4 Aucun prix de contact n’est facturé sans l’accord du candidat.

8.5 Le prix de contact devient exigible dès que:

• le candidat a accepté la demande de contact concrète
• les coordonnées autorisées ou une possibilité de contact direct ont été techniquement mises à disposition

8.6 L’autorisation ne vaut que pour l’objectif de recrutement ou le poste concrètement désigné.

8.7 Toute utilisation ultérieure pour d’autres postes, d’autres clients ou de futurs processus de recrutement nécessite une base légale supplémentaire admissible.

8.8 La transmission aux propres clients d’une agence de recrutement n’est autorisée que si elle est comprise dans le forfait souscrit et si le candidat a été informé en conséquence ou a donné son consentement.

9. Propres annonces et candidats

9.1 Selon le forfait, le client peut créer et publier ses propres annonces d’emploi.

9.2 Les candidats répondant aux propres annonces du client peuvent d’abord être présentés sous forme anonymisée.

9.3 Seules l’activation d’un candidat et l’exécution d’une analyse complète sont comptabilisées comme Match.

9.4 Le client est responsable du contenu, de la légalité, de l’actualité et de la conception non discriminatoire de ses annonces d’emploi.

10. Conclusion du contrat et activation

10.1 En acceptant le contrat d’abonnement ou le formulaire de commande, le client soumet une offre contractuelle contraignante.

10.2 Le contrat est conclu lorsque GMS confirme l’offre ou active l’accès.

10.3 Le début du contrat, le début de la facturation et le début de la durée minimale résultent du contrat d’abonnement.

10.4 GMS peut subordonner l’activation à une vérification de l’identité, de la solvabilité ou de l’entreprise.

11. Durée minimale et renouvellement

11.1 La durée minimale du contrat est de six mois, sauf convention contraire dans le contrat d’abonnement.

11.2 Après expiration de la durée minimale, le contrat est renouvelé pour des périodes successives d’un mois.

11.3 La résiliation est possible au plus tard un jour calendaire avant le début de la prochaine période de facturation.

11.4 Le client peut résilier l’abonnement dans le profil de l’entreprise ou sous forme de texte par e-mail.

11.5 L’accès reste disponible jusqu’à la fin de la période de facturation payée.

11.6 Les périodes de facturation entamées ne sont pas remboursées au prorata, sauf si la fin du contrat est imputable à GMS.

12. Facturation et paiement

12.1 Les frais d’abonnement sont facturés à l’avance pour la période de facturation suivante.

12.2 La facturation intervient en règle générale le dernier jour du mois précédent.

12.3 Les factures doivent être payées dans un délai de dix jours calendaires, sauf si un autre délai a été convenu dans le contrat d’abonnement.

12.4 Les frais liés à l’utilisation, les Matches supplémentaires et les prix de contact peuvent être facturés ultérieurement.

12.5 À l’expiration du délai de paiement, le client est en demeure sans autre rappel.

12.6 L’intérêt moratoire s’élève à 5 pour cent par an.

12.7 GMS peut suspendre temporairement l’accès après un rappel préalable si les montants échus ne sont pas payés.

12.8 L’obligation de paiement subsiste pendant une suspension imputable au client.

13. Changement de forfait

13.1 Une mise à niveau vers un forfait supérieur peut être effectuée à tout moment.

13.2 La mise à niveau peut prendre effet immédiatement ou au début de la prochaine période de facturation.

13.3 En cas de mise à niveau immédiate, les frais déjà payés sont imputés au prorata.

13.4 Les réductions de forfait prennent effet au plus tôt à la fin de la durée minimale en cours ou au début de la prochaine période de facturation.

13.5 Avant une réduction de forfait, le client est responsable de vérifier si les fonctions, le nombre d’utilisateurs et les contingents restent suffisants.

14. Obligations du client

14.1 Le client utilise RecruitingFlow légalement et exclusivement à des fins de recrutement admissibles.

14.2 Le client est notamment tenu:

• de ne saisir que des données pour lesquelles il existe une base légale de traitement
• d’informer de manière appropriée les candidats et postulants sur le traitement des données
• de n’utiliser les coordonnées qu’après une autorisation admissible
• de respecter l’anonymat des candidats du vivier
• de ne pas tenter de réidentifier des profils anonymisés
• de ne pas utiliser de crawlers, scrapers, bots ou extractions massives
• de ne pas reproduire, transmettre ou vendre des données de manière illicite
• d’attribuer les comptes utilisateurs uniquement à des personnes autorisées
• de garder les données d’accès confidentielles
• d’utiliser des mots de passe appropriés et l’authentification multifacteur proposée
• de signaler immédiatement les incidents de sécurité
• de ne pas utiliser de critères de sélection illicites ou discriminatoires
• de ne pas prendre de décision d’engagement exclusivement automatisée sans contrôle humain
• de ne pas utiliser les données de candidats pour des décisions de crédit, d’assurance, de logement ou d’autres décisions étrangères au recrutement

14.3 Le client est responsable de tous les actes de ses utilisateurs et administrateurs.

14.4 En cas de violations importantes, GMS peut restreindre des fonctions ou suspendre l’accès.

15. Analyse automatisée et intelligence artificielle

15.1 RecruitingFlow peut utiliser des fonctions fondées sur des règles et assistées par l’intelligence artificielle pour analyser, structurer, résumer et évaluer des informations de profil.

15.2 Les résultats peuvent être incomplets, inexacts ou biaisés et doivent être contrôlés par des personnes qualifiées.

15.3 Le client ne peut utiliser des résultats automatisés non contrôlés comme unique fondement d’une décision d’engagement ou de refus.

15.4 GMS ne garantit pas l’exactitude, l’exhaustivité ou l’adéquation des résultats automatisés.

15.5 Les données personnelles sensibles ne peuvent être traitées que si une base juridique suffisante existe et si la fonction est expressément prévue à cet effet.

15.6 Lorsque des prestataires externes d’intelligence artificielle ou d’analyse sont utilisés, ils sont indiqués dans le contrat de traitement des données ou dans la liste des sous-traitants.

16. Rôles en matière de protection des données

16.1 Le client est responsable du traitement des données de candidats et de postulants qu’il saisit lui-même dans RecruitingFlow ou qu’il traite dans le cadre de ses propres processus de recrutement.

16.2 GMS agit en principe en qualité de sous-traitant pour ces données, dans la mesure où elle les traite exclusivement selon les instructions du client.

16.3 Pour le vivier de talents BaseForJobs, l’exploitant concerné agit en principe en qualité de responsable du traitement indépendant tant qu’il détermine les finalités et les moyens du traitement du vivier.

16.4 Après une autorisation admissible et la transmission des données du candidat, le client agit comme responsable du traitement indépendant pour le traitement ultérieur.

16.5 Lorsqu’une responsabilité conjointe existe dans un cas particulier, elle est réglée séparément.

17. Contrat de traitement des données

17.1 Lorsque GMS traite des données personnelles pour le compte du client, un contrat de traitement des données s’applique en complément.

17.2 Celui-ci règle notamment:

• l’objet et la durée du traitement
• la nature et la finalité du traitement
• les catégories de personnes concernées
• les catégories de données
• le droit d’instruction du client
• la confidentialité
• les mesures techniques et organisationnelles
• les sous-traitants
• les traitements à l’étranger
• l’assistance dans l’exercice des droits des personnes concernées
• l’assistance en cas de violation de données
• la restitution et la suppression des données
• les droits de preuve et de contrôle

18. Sécurité des données

18.1 GMS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données traitées.

18.2 Selon le besoin de protection, celles-ci comprennent notamment:

• les contrôles d’accès
• l’authentification
• les autorisations fondées sur les rôles
• le chiffrement lors de la transmission
• la journalisation des événements pertinents pour la sécurité
• les sauvegardes de données
• les procédures de restauration
• les mises à jour de sécurité
• la gestion des vulnérabilités

18.3 Le client reste responsable de la sécurité de ses terminaux, réseaux, données d’accès et exportations locales.

18.4 Les incidents de sécurité sont traités conformément au droit applicable et au contrat de traitement des données.

19. Sous-traitants et traitement à l’étranger

19.1 GMS peut recourir à des sous-traitants appropriés.

19.2 La liste actuelle des principaux sous-traitants est mise à la disposition du client de manière appropriée.

19.3 Les nouveaux sous-traitants sont annoncés conformément au contrat de traitement des données.

19.4 Les données personnelles ne peuvent être traitées à l’étranger que si les exigences légales sont respectées et si les garanties requises sont mises en œuvre.

20. Propriété intellectuelle et droit d’utilisation

20.1 Tous les droits sur RecruitingFlow, le logiciel, le code source, les modèles de données, les marques, les designs, les modèles et la documentation restent la propriété de GMS ou des titulaires de droits concernés.

20.2 Pendant la durée du contrat, le client reçoit un droit d’utilisation limité, non exclusif et non transférable.

20.3 Le droit d’utilisation est limité à l’organisation, au nombre d’utilisateurs et à l’utilisation convenus contractuellement.

20.4 Sont notamment interdits:

• la sous-licence
• la revente
• l’ingénierie inverse, sauf droit légal impératif
• la reproduction de fonctions essentielles
• le contournement de mesures techniques de protection
• l’utilisation en dehors de la finalité commerciale convenue

20.5 Les droits sur les données du client restent auprès du client ou des personnes concernées.

20.6 Le client accorde à GMS les droits d’utilisation de ses données nécessaires à l’exécution du contrat.

20.7 GMS peut utiliser des statistiques d’utilisation entièrement anonymisées et non réidentifiables pour améliorer, sécuriser et développer le service.

21. Intégrations et tiers

21.1 RecruitingFlow peut mettre à disposition des interfaces ou intégrations avec des tiers.

21.2 Des conditions commerciales et de protection des données supplémentaires peuvent s’appliquer aux tiers.

21.3 GMS n’est pas responsable des modifications, restrictions ou pannes d’un tiers dans la mesure où celles-ci ne lui sont pas imputables.

21.4 Dans la mesure du raisonnable, GMS informe le client des restrictions importantes et durables affectant des intégrations centrales.

22. Disponibilité, maintenance et support

22.1 GMS s’efforce d’assurer une disponibilité élevée et stable de RecruitingFlow.

22.2 Une utilisation ininterrompue ou totalement exempte d’erreurs n’est pas garantie.

22.3 Dans la mesure du possible, les travaux de maintenance planifiés sont effectués en dehors des heures de bureau habituelles et annoncés au préalable lorsqu’ils entraînent des restrictions importantes.

22.4 Les maintenances d’urgence peuvent être effectuées sans préavis.

22.5 Les heures de support et les délais de réaction résultent du forfait souscrit ou d’un accord de niveau de service séparé.

22.6 Des engagements supplémentaires en matière de disponibilité et de support peuvent être convenus pour les clients Enterprise.

23. Garantie

23.1 GMS garantit que RecruitingFlow correspond pour l’essentiel à la description des prestations convenue.

23.2 Le client signale les erreurs immédiatement et avec une description compréhensible.

23.3 GMS peut remédier aux erreurs, à son choix, par:

• correction
• solution de contournement
• fonction de remplacement
• restauration d’un état fonctionnel

23.4 Aucune garantie n’est accordée pour les perturbations causées par:

• une utilisation inappropriée
• des systèmes non pris en charge
• les réseaux ou appareils du client
• des tiers
• des modifications effectuées par le client
• la force majeure

23.5 GMS ne garantit aucun résultat de recrutement, de matching ou d’engagement.

24. Suspension

24.1 GMS peut suspendre l’accès avec effet immédiat si:

• il existe un risque aigu pour la sécurité
• des données sont extraites ou transmises illicitement
• les autorisations des candidats sont contournées
• une décision officielle ou légale l’exige
• une utilisation gravement illicite a lieu

24.2 En cas de violation contractuelle réparable, GMS fixe en principe d’abord un délai raisonnable pour remédier à la violation.

24.3 En cas de retard de paiement, l’accès peut être suspendu après un rappel préalable.

24.4 La suspension est limitée à l’étendue et à la durée nécessaires.

25. Fin du contrat, exportation et suppression des données

25.1 Le client est tenu d’exporter avant la fin du contrat les données dont il a besoin.

25.2 Dans la mesure où cela est techniquement disponible, GMS fournit une possibilité d’exportation standardisée.

25.3 Après la fin du contrat, l’accès administratif reste disponible pendant 30 jours au maximum, sauf si une suspension immédiate est nécessaire pour des raisons de sécurité ou juridiques.

25.4 Après l’expiration de ce délai, les données du client sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation.

25.5 Les données contenues dans les sauvegardes sont supprimées dans le cadre des cycles réguliers de sauvegarde.

25.6 GMS peut facturer des frais raisonnables pour des exportations exceptionnelles de données préparées individuellement.

25.7 Les données de candidats déjà autorisées ne peuvent continuer à être traitées après la fin du contrat que si une base juridique continue d’exister.

26. Responsabilité

26.1 GMS répond sans limitation des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave.

26.2 En cas de négligence légère, GMS ne répond que de la violation d’obligations contractuelles essentielles.

26.3 La responsabilité en cas de négligence légère est limitée aux frais nets d’abonnement payés par le client au cours des douze mois précédant l’événement dommageable.

26.4 Une limite de responsabilité différente pour les violations des obligations de confidentialité ou de protection des données peut être convenue dans le contrat d’abonnement ou le contrat de traitement des données.

26.5 La responsabilité pour les dommages indirects, consécutifs, le manque à gagner, les économies non réalisées, les pertes de données en dehors des mesures de sauvegarde convenues et les atteintes à la réputation est exclue dans la mesure autorisée par la loi.

26.6 Les responsabilités légales impératives demeurent réservées.

27. Force majeure

27.1 Aucune partie ne répond d’un retard ou d’une inexécution résultant d’événements échappant raisonnablement à son contrôle.

27.2 Sont notamment concernés les événements naturels, guerres, troubles, épidémies, décisions officielles, pannes de courant, pannes de télécommunication, pannes d’infrastructures cloud centrales et cyberattaques importantes malgré des mesures de protection appropriées.

27.3 La partie concernée informe immédiatement l’autre partie de l’événement et de sa durée prévisible.

28. Modification des Conditions générales

28.1 GMS peut modifier les présentes Conditions générales avec effet pour l’avenir si cela est nécessaire en raison de modifications légales, d’exigences de sécurité, de développements techniques ou du développement de l’offre.

28.2 Les modifications importantes sont communiquées au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

28.3 Les modifications ne s’appliquent pas rétroactivement.

28.4 Si une modification entraîne un changement substantiel et défavorable du contrat, le client peut résilier le contrat de manière extraordinaire jusqu’à la date d’entrée en vigueur de la modification.

28.5 Les modifications purement rédactionnelles, clarificatrices ou favorables au client peuvent être effectuées sans droit de résiliation spécial.

29. Modifications de prix

29.1 Les prix restent inchangés pendant une durée minimale fixe, sauf si des frais liés à l’utilisation ont été expressément convenus.

29.2 Après expiration de la durée minimale, GMS peut adapter les prix moyennant un préavis d’au moins 30 jours.

29.3 En cas d’augmentation de prix, le client peut résilier le contrat à la date d’entrée en vigueur des nouveaux prix.

30. Dispositions finales

30.1 Le contrat d’abonnement accepté individuellement, les présentes Conditions générales et leurs annexes constituent ensemble l’intégralité du contrat.

30.2 Les modifications et compléments doivent être effectués sous forme de texte.

30.3 GMS peut transférer les droits et obligations découlant du contrat à une entreprise liée dans le cadre d’une restructuration, d’une succession juridique ou d’un transfert de l’activité, pour autant que les intérêts légitimes du client soient préservés.

30.4 Si une disposition est totalement ou partiellement invalide, les autres dispositions restent valables. Les parties remplacent la disposition invalide par une disposition licite se rapprochant autant que possible de l’objectif économique poursuivi.

30.5 Le droit suisse s’applique exclusivement, à l’exclusion du droit international privé dans la mesure où cette exclusion est admissible.

30.6 Le for exclusif est à Berne, Suisse, sous réserve de fors légaux impératifs.

GMS Consulting GmbH · Spitalgasse 28 · 3011 Berne · Suisse · info@gmsit.ch · Version du 4 août 2026