Condizioni generali

Avvertenza legale

Le presenti Condizioni generali si applicano ai clienti commerciali che utilizzano RecruitingFlow come software as a service. Per le prestazioni di recruiting, ricerca o collocamento che GMS fornisce direttamente sulla base di un mandato si applicano in aggiunta le Condizioni generali separate per i mandati di recruiting.

In caso di discrepanze, fa fede la versione tedesca. (Bei Abweichungen ist die deutsche Fassung massgebend.)

1. Fornitrice e campo di applicazione

1.1 Le presenti Condizioni generali si applicano ai clienti commerciali che utilizzano RecruitingFlow come software as a service.

1.2 L’offerta è destinata esclusivamente a imprese, organizzazioni, istituzioni di diritto pubblico, agenzie di reclutamento e altri clienti che agiscono nell’ambito di un’attività commerciale o professionale.

1.3 Sono esclusi i contratti con consumatori.

1.4 RecruitingFlow può essere utilizzato per i processi di reclutamento propri del cliente e, se previsto dall’abbonamento scelto, per mandati di recruiting svolti per i clienti del cliente stesso.

1.5 Per le prestazioni di recruiting, ricerca o collocamento fornite direttamente da GMS si applicano in aggiunta le Condizioni generali separate per i mandati di recruiting.

2. Documenti contrattuali e ordine di prevalenza

2.1 Fanno parte del contratto, nel seguente ordine di prevalenza:

1. contratto di abbonamento o modulo d’ordine accettato individualmente
2. accordo individuale sulle prestazioni e sui prezzi
3. accordo sul trattamento dei dati
4. presenti Condizioni generali
5. descrizione tecnica delle prestazioni
6. informativa sulla protezione dei dati

2.2 In caso di contraddizione, prevale il documento di rango superiore.

3. Oggetto della prestazione

3.1 RecruitingFlow è un software di recruiting destinato a supportare i processi di reclutamento e assunzione.

3.2 A seconda del pacchetto sottoscritto, RecruitingFlow comprende in particolare:

• gestione di posizioni e annunci di lavoro
• gestione delle candidature
• gestione dei profili dei candidati
• pipeline di recruiting e gestione degli stati
• confronto e analisi dei candidati
• matching tra posizioni e candidati
• valutazione automatizzata delle informazioni di profilo
• gestione di team e ruoli
• funzioni di comunicazione e workflow
• utilizzo del talent pool anonimizzato BaseForJobs
• funzioni di esportazione e reporting

3.3 Le funzioni concretamente disponibili risultano dal pacchetto sottoscritto e dalla descrizione delle prestazioni applicabile.

3.4 I risultati di matching, le analisi, le graduatorie e le raccomandazioni automatizzate costituiscono strumenti di supporto decisionale. La decisione finale di selezione e assunzione spetta esclusivamente al cliente.

3.5 RecruitingFlow non garantisce né l’idoneità di un candidato né un determinato risultato di recruiting o assunzione.

4. Sviluppo tecnico e funzionale

4.1 GMS può sviluppare ulteriormente, aggiornare, adattare o sostituire tecnicamente RecruitingFlow.

4.2 Le modifiche non devono compromettere in modo sostanziale lo scopo essenziale del contratto.

4.3 Se una modifica comporta una limitazione sostanziale, duratura e sfavorevole dell’utilizzo dovuto contrattualmente, GMS ne informa preventivamente il cliente.

4.4 In tal caso, il cliente può recedere straordinariamente dal contratto alla data di entrata in vigore della modifica, salvo che venga messa a disposizione una funzione sostitutiva equivalente e ragionevole.

5. Abbonamento e pacchetti

5.1 L’accesso a RecruitingFlow avviene tramite un abbonamento a pagamento.

5.2 L’abbonamento comprende un contingente mensile di candidati analizzati, di seguito denominati Matches.

5.3 Si applicano i prezzi in vigore al momento dell'ordinazione secondo il listino prezzi datato e aggiornato di RecruitingFlow, consultabile all'indirizzo recruitingflow.ch/preise. Il listino prezzi è parte integrante del presente contratto. Fa fede la versione in vigore al momento della conclusione del contratto; le versioni precedenti vengono archiviate e restano consultabili a comprova dello stato vigente al momento della conclusione del contratto. Per la durata minima contrattuale i prezzi restano invariati conformemente alla cifra 29. Tutti i prezzi si intendono al netto dell'imposta sul valore aggiunto di legge. Le successive modifiche dei prezzi sono disciplinate dalle cifre 28 e 29.

5.4 I Matches non utilizzati scadono alla fine del periodo di fatturazione e non vengono trasferiti al mese successivo, salvo diverso accordo nel contratto di abbonamento.

6. Definizione e conteggio di un Match

6.1 Un Match è un’analisi completa di uno specifico profilo di candidato rispetto a una specifica posizione.

6.2 Lo stesso candidato viene nuovamente conteggiato come Match se analizzato rispetto a un’altra posizione.

6.3 Una nuova analisi dello stesso candidato rispetto alla stessa posizione viene conteggiata nuovamente soltanto se:

• il profilo della posizione è stato modificato in modo sostanziale
• il profilo del candidato è stato modificato in modo sostanziale
• il cliente avvia espressamente una nuova analisi completa

6.4 Le analisi non riuscite o tecnicamente incomplete non vengono fatturate come Matches.

6.5 I dati di test e dimostrazione vengono fatturati soltanto se il cliente li avvia come analisi regolare.

6.6 Il riepilogo dei consumi mostrato nell’area di amministrazione è determinante ai fini della fatturazione, salvo opposizione motivata del cliente entro 30 giorni.

7. Matches supplementari e superamento del contingente

7.1 Ove possibile, il cliente viene informato al raggiungimento dell’80 per cento e del 100 per cento del proprio contingente mensile.

7.2 I Matches supplementari vengono fatturati soltanto se il cliente ha attivato il superamento del contingente nell’area di amministrazione o se ciò è stato concordato nel contratto di abbonamento.

7.3 Il prezzo concreto per ogni Match supplementare è indicato nel contratto di abbonamento o nel listino prezzi vigente.

7.4 A seconda delle funzioni disponibili, il cliente può scegliere tra:

• fatturazione automatica dei Matches supplementari
• upgrade automatico
• blocco di ulteriori analisi fino al periodo di fatturazione successivo

7.5 Senza superamento attivato e in assenza di un altro accordo, una volta raggiunto il contingente non vengono avviati ulteriori Matches a pagamento.

8. Talent pool BaseForJobs e autorizzazione al contatto

8.1 RecruitingFlow può mostrare profili anonimizzati provenienti dal talent pool BaseForJobs.

8.2 I dati identificativi e di contatto restano nascosti finché il candidato non ha acconsentito a una specifica richiesta di contatto.

8.3 Per un contatto autorizzato dal candidato viene addebitato al cliente RecruitingFlow il prezzo di contatto indicato nel listino prezzi (recruitingflow.ch/preise), oltre all'imposta sul valore aggiunto di legge, salvo diverso accordo sui prezzi.

8.4 Senza il consenso del candidato non viene addebitato alcun prezzo di contatto.

8.5 Il prezzo di contatto diventa esigibile non appena:

• il candidato ha acconsentito alla specifica richiesta di contatto
• i dati di contatto autorizzati o una possibilità di contatto diretto sono stati messi tecnicamente a disposizione

8.6 L’autorizzazione vale soltanto per la finalità di recruiting o la posizione specificamente indicata.

8.7 Qualsiasi ulteriore utilizzo per altre posizioni, altri clienti o futuri processi di recruiting richiede un’ulteriore base giuridica ammissibile.

8.8 La trasmissione ai clienti propri di un’agenzia di reclutamento è consentita soltanto se compresa nel pacchetto sottoscritto e se il candidato è stato adeguatamente informato o ha prestato il proprio consenso.

9. Annunci propri e candidati

9.1 A seconda del pacchetto, il cliente può creare e pubblicare propri annunci di lavoro.

9.2 I candidati che rispondono agli annunci propri del cliente possono essere inizialmente visualizzati in forma anonimizzata.

9.3 Soltanto l’attivazione di un candidato e lo svolgimento di un’analisi completa vengono conteggiati come Match.

9.4 Il cliente è responsabile del contenuto, della liceità, dell’attualità e della formulazione non discriminatoria dei propri annunci di lavoro.

10. Conclusione del contratto e attivazione

10.1 Accettando il contratto di abbonamento o il modulo d’ordine, il cliente presenta un’offerta contrattuale vincolante.

10.2 Il contratto si conclude quando GMS conferma l’offerta o attiva l’accesso.

10.3 L’inizio del contratto, l’inizio della fatturazione e l’inizio della durata minima risultano dal contratto di abbonamento.

10.4 GMS può subordinare l’attivazione a una verifica dell’identità, della solvibilità o dell’impresa.

11. Durata minima e rinnovo

11.1 La durata minima del contratto è di sei mesi, salvo diverso accordo nel contratto di abbonamento.

11.2 Dopo la scadenza della durata minima, il contratto si rinnova per periodi successivi di un mese.

11.3 La disdetta è possibile al più tardi un giorno di calendario prima dell’inizio del periodo di fatturazione successivo.

11.4 Il cliente può disdire l’abbonamento nel profilo aziendale o in forma testuale via e-mail.

11.5 L’accesso resta disponibile fino alla fine del periodo di fatturazione pagato.

11.6 I periodi di fatturazione iniziati non vengono rimborsati pro rata, salvo che la cessazione del contratto sia imputabile a GMS.

12. Fatturazione e pagamento

12.1 Il canone di abbonamento viene fatturato anticipatamente per il periodo di fatturazione successivo.

12.2 La fatturazione avviene di regola l’ultimo giorno del mese precedente.

12.3 Le fatture devono essere pagate entro dieci giorni di calendario, salvo che nel contratto di abbonamento sia stato concordato un termine diverso.

12.4 I costi basati sull’utilizzo, i Matches supplementari e i prezzi di contatto possono essere fatturati successivamente.

12.5 Alla scadenza del termine di pagamento, il cliente è in mora senza ulteriore sollecito.

12.6 L’interesse di mora è pari al 5 per cento annuo.

12.7 GMS può sospendere temporaneamente l’accesso dopo un precedente sollecito se gli importi dovuti non vengono pagati.

12.8 L’obbligo di pagamento permane durante una sospensione causata dal cliente.

13. Cambio di pacchetto

13.1 Gli upgrade a un pacchetto superiore possono essere effettuati in qualsiasi momento.

13.2 Un upgrade può avere effetto immediato o dall’inizio del periodo di fatturazione successivo.

13.3 In caso di upgrade immediato, gli importi già pagati vengono computati pro rata.

13.4 I downgrade hanno effetto al più presto alla fine della durata minima in corso o all’inizio del periodo di fatturazione successivo.

13.5 Prima di un downgrade, il cliente è responsabile della verifica che funzioni, numero di utenti e contingenti restino sufficienti.

14. Obblighi del cliente

14.1 Il cliente utilizza RecruitingFlow lecitamente ed esclusivamente per finalità di recruiting ammissibili.

14.2 Il cliente è in particolare tenuto:

• a inserire soltanto dati per il cui trattamento esiste una base giuridica
• a informare adeguatamente candidati e postulanti sul trattamento dei dati
• a utilizzare i dati di contatto soltanto dopo un’autorizzazione lecita
• a rispettare l’anonimato dei candidati del talent pool
• a non tentare di reidentificare profili anonimizzati
• a non utilizzare crawler, scraper, bot o estrazioni massive
• a non riprodurre, trasmettere o vendere dati in modo illecito
• ad assegnare gli account utente soltanto a persone autorizzate
• a mantenere riservati i dati di accesso
• a utilizzare password adeguate e l’autenticazione a più fattori offerta
• a segnalare immediatamente gli incidenti di sicurezza
• a non utilizzare criteri di selezione illeciti o discriminatori
• a non adottare decisioni di assunzione esclusivamente automatizzate senza verifica umana
• a non utilizzare i dati dei candidati per decisioni di credito, assicurazione, alloggio o altre decisioni estranee al recruiting

14.3 Il cliente è responsabile di tutte le azioni dei propri utenti e amministratori.

14.4 In caso di violazioni gravi, GMS può limitare funzioni o sospendere l’accesso.

15. Analisi automatizzata e intelligenza artificiale

15.1 RecruitingFlow può utilizzare funzioni basate su regole e supportate dall’intelligenza artificiale per analizzare, strutturare, riassumere e valutare le informazioni di profilo.

15.2 I risultati possono essere incompleti, inesatti o distorti e devono essere verificati da persone qualificate.

15.3 Il cliente non può utilizzare risultati automatizzati non verificati come unica base per una decisione di assunzione o rifiuto.

15.4 GMS non garantisce l’esattezza, la completezza o l’idoneità dei risultati automatizzati.

15.5 I dati personali particolarmente sensibili possono essere trattati soltanto se esiste una base giuridica sufficiente e la funzione è espressamente prevista a tale scopo.

15.6 Se vengono utilizzati fornitori esterni di intelligenza artificiale o analisi, essi sono indicati nell’accordo sul trattamento dei dati o nell’elenco dei sub-responsabili.

16. Ruoli in materia di protezione dei dati

16.1 Il cliente è titolare del trattamento per i dati di candidati e postulanti che inserisce autonomamente in RecruitingFlow o tratta nell’ambito dei propri processi di reclutamento.

16.2 GMS agisce in linea di principio quale responsabile del trattamento per tali dati, nella misura in cui li tratta esclusivamente secondo le istruzioni del cliente.

16.3 Per il talent pool BaseForJobs, il rispettivo gestore agisce in linea di principio quale titolare autonomo del trattamento fintanto che determina le finalità e i mezzi del trattamento del talent pool.

16.4 Dopo un’autorizzazione lecita e la trasmissione dei dati del candidato, il cliente agisce quale titolare autonomo del trattamento per il trattamento successivo.

16.5 Qualora in un caso concreto sussista una contitolarità, essa viene disciplinata separatamente.

17. Accordo sul trattamento dei dati

17.1 Se GMS tratta dati personali per conto del cliente, si applica in aggiunta un accordo sul trattamento dei dati.

17.2 Tale accordo disciplina in particolare:

• oggetto e durata del trattamento
• natura e finalità del trattamento
• categorie di interessati
• categorie di dati
• diritto di impartire istruzioni del cliente
• riservatezza
• misure tecniche e organizzative
• sub-responsabili
• trattamenti all’estero
• assistenza nell’esercizio dei diritti degli interessati
• assistenza in caso di violazioni dei dati
• restituzione e cancellazione dei dati
• diritti di prova e controllo

18. Sicurezza dei dati

18.1 GMS adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati trattati.

18.2 A seconda del livello di protezione richiesto, esse comprendono in particolare:

• controlli di accesso
• autenticazione
• autorizzazioni basate sui ruoli
• cifratura durante la trasmissione
• registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza
• backup dei dati
• procedure di ripristino
• aggiornamenti di sicurezza
• gestione delle vulnerabilità

18.3 Il cliente resta responsabile della sicurezza dei propri dispositivi finali, reti, dati di accesso ed esportazioni locali.

18.4 Gli incidenti di sicurezza sono gestiti conformemente al diritto applicabile e all’accordo sul trattamento dei dati.

19. Sub-responsabili e trattamento all’estero

19.1 GMS può ricorrere a sub-responsabili adeguati.

19.2 L’elenco aggiornato dei principali sub-responsabili viene messo a disposizione del cliente in modo appropriato.

19.3 I nuovi sub-responsabili vengono annunciati conformemente all’accordo sul trattamento dei dati.

19.4 I dati personali possono essere trattati all’estero soltanto se sono soddisfatti i requisiti legali e vengono attuate le garanzie necessarie.

20. Proprietà intellettuale e diritto di utilizzo

20.1 Tutti i diritti relativi a RecruitingFlow, al software, al codice sorgente, ai modelli di dati, ai marchi, ai design, ai modelli e alla documentazione restano di GMS o dei rispettivi titolari dei diritti.

20.2 Per la durata del contratto, il cliente riceve un diritto di utilizzo limitato, non esclusivo e non trasferibile.

20.3 Il diritto di utilizzo è limitato all’organizzazione, al numero di utenti e all’utilizzo concordati contrattualmente.

20.4 Sono in particolare vietati:

• sublicenza
• rivendita
• reverse engineering, salvo diritto legale imperativo
• riproduzione di funzioni essenziali
• elusione di misure tecniche di protezione
• utilizzo al di fuori della finalità commerciale concordata

20.5 I diritti sui dati del cliente restano presso il cliente o gli interessati.

20.6 Il cliente concede a GMS i diritti di utilizzo sui propri dati necessari per l’esecuzione del contratto.

20.7 GMS può utilizzare statistiche di utilizzo completamente anonimizzate e non reidentificabili per migliorare, proteggere e sviluppare ulteriormente il servizio.

21. Integrazioni e terzi

21.1 RecruitingFlow può mettere a disposizione interfacce o integrazioni con terzi.

21.2 Ai terzi possono applicarsi ulteriori condizioni commerciali e di protezione dei dati.

21.3 GMS non è responsabile di modifiche, limitazioni o interruzioni di un terzo nella misura in cui non siano imputabili a GMS.

21.4 Ove ragionevole, GMS informa il cliente di limitazioni sostanziali e durature che riguardano integrazioni centrali.

22. Disponibilità, manutenzione e supporto

22.1 GMS si impegna a garantire un’elevata e stabile disponibilità di RecruitingFlow.

22.2 Non viene garantito un utilizzo ininterrotto o completamente privo di errori.

22.3 Ove possibile, gli interventi di manutenzione pianificati vengono eseguiti al di fuori dei consueti orari d’ufficio e annunciati preventivamente se comportano limitazioni rilevanti.

22.4 Gli interventi di manutenzione d’emergenza possono essere eseguiti senza preavviso.

22.5 Gli orari di supporto e i tempi di risposta risultano dal pacchetto sottoscritto o da un accordo separato sul livello di servizio.

22.6 Per i clienti Enterprise possono essere concordati impegni aggiuntivi in materia di disponibilità e supporto.

23. Garanzia

23.1 GMS garantisce che RecruitingFlow corrisponda sostanzialmente alla descrizione delle prestazioni concordata.

23.2 Il cliente segnala gli errori senza indugio e con una descrizione comprensibile.

23.3 GMS può rimediare agli errori, a propria scelta, mediante:

• correzione
• soluzione alternativa
• funzione sostitutiva
• ripristino di uno stato funzionante

23.4 Non sussiste alcuna garanzia per malfunzionamenti causati da:

• uso improprio
• sistemi non supportati
• reti o dispositivi del cliente
• terzi
• modifiche effettuate dal cliente
• forza maggiore

23.5 GMS non garantisce alcun risultato di recruiting, matching o assunzione.

24. Sospensione

24.1 GMS può sospendere l’accesso con effetto immediato se:

• sussiste un rischio acuto per la sicurezza
• i dati vengono estratti o trasmessi illecitamente
• le autorizzazioni dei candidati vengono eluse
• un ordine dell’autorità o una disposizione di legge lo richiede
• ha luogo un utilizzo gravemente illecito

24.2 In caso di violazioni contrattuali rimediabili, GMS stabilisce in linea di principio dapprima un termine ragionevole per porvi rimedio.

24.3 In caso di ritardo nel pagamento, l’accesso può essere sospeso dopo un precedente sollecito.

24.4 La sospensione è limitata alla misura e alla durata necessarie.

25. Fine del contratto, esportazione e cancellazione dei dati

25.1 Il cliente è tenuto a esportare prima della fine del contratto i dati di cui necessita.

25.2 Ove tecnicamente disponibile, GMS mette a disposizione una possibilità di esportazione standardizzata.

25.3 Dopo la fine del contratto, l’accesso amministrativo resta disponibile per un massimo di 30 giorni, salvo che sia necessaria una sospensione immediata per motivi di sicurezza o giuridici.

25.4 Dopo la scadenza di tale termine, i dati del cliente vengono cancellati o anonimizzati entro un termine ragionevole, salvo che sussistano obblighi legali di conservazione.

25.5 I dati contenuti nei backup vengono cancellati nell’ambito dei normali cicli di backup.

25.6 GMS può addebitare costi ragionevoli per esportazioni straordinarie di dati preparate individualmente.

25.7 I dati dei candidati già autorizzati possono continuare a essere trattati dopo la fine del contratto soltanto se continua a sussistere una base giuridica.

26. Responsabilità

26.1 GMS risponde senza limitazioni dei danni causati intenzionalmente o per negligenza grave.

26.2 In caso di negligenza lieve, GMS risponde soltanto per la violazione di obblighi contrattuali essenziali.

26.3 La responsabilità per negligenza lieve è limitata ai canoni netti di abbonamento pagati dal cliente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso.

26.4 Nel contratto di abbonamento o nell’accordo sul trattamento dei dati può essere concordato un diverso limite di responsabilità per violazioni degli obblighi di riservatezza o protezione dei dati.

26.5 La responsabilità per danni indiretti, danni consequenziali, perdita di profitto, risparmi non realizzati, perdita di dati al di fuori delle misure di backup concordate e danni reputazionali è esclusa nella misura consentita dalla legge.

26.6 Restano riservate le responsabilità legali imperative.

27. Forza maggiore

27.1 Nessuna parte risponde di ritardi o inadempimenti causati da eventi al di fuori del proprio ragionevole controllo.

27.2 Tali eventi comprendono in particolare eventi naturali, guerre, disordini, epidemie, ordini delle autorità, interruzioni di corrente, interruzioni delle telecomunicazioni, interruzioni di infrastrutture cloud centrali e gravi attacchi informatici nonostante adeguate misure di protezione.

27.3 La parte interessata informa immediatamente l’altra parte dell’evento e della sua durata prevista.

28. Modifiche delle Condizioni generali

28.1 GMS può modificare le presenti Condizioni generali con effetto per il futuro se ciò è necessario a causa di modifiche legislative, requisiti di sicurezza, sviluppi tecnici o ulteriore sviluppo dell’offerta.

28.2 Le modifiche sostanziali vengono comunicate almeno 30 giorni prima della loro entrata in vigore.

28.3 Le modifiche non si applicano retroattivamente.

28.4 Se una modifica comporta un cambiamento sostanziale e sfavorevole del contratto, il cliente può recedere straordinariamente dal contratto fino alla data di entrata in vigore della modifica.

28.5 Le modifiche puramente redazionali, chiarificatrici o favorevoli al cliente possono essere effettuate senza diritto speciale di disdetta.

29. Modifiche dei prezzi

29.1 I prezzi restano invariati durante una durata minima fissa, salvo che siano stati espressamente concordati costi basati sull’utilizzo.

29.2 Dopo la scadenza della durata minima, GMS può adeguare i prezzi con un preavviso di almeno 30 giorni.

29.3 In caso di aumento dei prezzi, il cliente può disdire il contratto alla data di entrata in vigore dei nuovi prezzi.

30. Disposizioni finali

30.1 Il contratto di abbonamento accettato individualmente, le presenti Condizioni generali e i relativi allegati costituiscono congiuntamente l’intero contratto.

30.2 Modifiche e integrazioni devono avvenire in forma testuale.

30.3 GMS può trasferire i diritti e gli obblighi derivanti dal contratto a una società collegata nell’ambito di una ristrutturazione, successione giuridica o trasferimento dell’attività, purché siano tutelati gli interessi legittimi del cliente.

30.4 Qualora una disposizione sia totalmente o parzialmente invalida, le restanti disposizioni rimangono efficaci. Le parti sostituiscono la disposizione invalida con una disposizione lecita che si avvicini il più possibile allo scopo economico perseguito.

30.5 Si applica esclusivamente il diritto svizzero, con esclusione del diritto internazionale privato nella misura in cui tale esclusione sia ammissibile.

30.6 Il foro esclusivo è Berna, Svizzera, salvo che siano applicabili fori legali imperativi.

GMS Consulting GmbH · Spitalgasse 28 · 3011 Berna · Svizzera · info@gmsit.ch · Versione del 4 agosto 2026